12 653 07 00 
Kategorie:
Aktualizacja:
Ewidencja urlopów to jedno z zagadnień, które wydają się oczywiste, a jednak przysparzają ciągle problemów. Czym właściwie jest i co powinno się w niej znaleźć? Dlaczego ewidencja urlopów jest ważna i jakie korzyści można z niej wyciągnąć? Jak się ma do ewidencji czasu pracy? Odpowiedzi znajdziesz poniżej.
Ewidencja urlopów – o co chodzi?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369), pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji urlopów – dla każdego pracownika osobnej. Ponieważ prawo do urlopu posiada każdy pracownik zatrudniony w ramach umowy o pracę, dokumentację taką musi prowadzić każdy pracodawca zatrudniający na jej podstawie. Nie jest tu istotne, czy urlopy są płatne, czy nie – każdy ma znaleźć się w ewidencji.
Cele prowadzenia ewidencji urlopów
Po co właściwie prowadzona jest ewidencja urlopów? Wydaje się, że dla części pracodawców jest to jedynie przykry obowiązek, który muszą spełnić ze względu na obowiązujące przepisy – w obawie ukarania w razie kontroli. Dobrze prowadzona ewidencja urlopów niesie jednak pewne korzyści – pozwala bowiem na zarządzanie wypoczynkiem pracowników w sposób efektywny, dzięki czemu możliwe jest uniknięcie nieprzyjemnych sytuacji w firmie.
Zapobiegaj kolizjom urlopów
Po pierwsze czytelna ewidencja urlopów zapewnia brak konfliktów czasowych w przypadku udzielania urlopów pracownikom pracującym na tych samych stanowiskach – nie chcesz przecież, aby wszyscy specjaliści w określonej dziedzinie zniknęli jednocześnie na dwa tygodnie.
Mierz zamiary na siły
Po drugie natomiast ewidencja urlopów jest niezastąpioną pomocą podczas planowania pracy przedsiębiorstwa. Udzielone przez czytelnie wypełnione zestawienie urlopów informacje pozwolą Ci wyregulować obłożenie pracy, biorąc pod uwagę dostępne zasoby ludzkie – dzięki temu unikniesz sytuacji, w której zobowiążesz się wykonać większą ilość pracy, niż jest w stanie popełnić obecny personel.
Co zawiera dokumentacja związana z ewidencją urlopów?
Jakie konkretnie dokumenty powinieneś gromadzić? Chodzi o wnioski o udzielenie urlopu, karty urlopowe (jeśli się na nie zdecydujesz) oraz – jeśli wystąpi taka sytuacja – dokumenty dotyczące odwołania pracownika z urlopu. Oczywiście teczka pracownika musi zawierać również inne pozycje – choćby ewidencję czasu pracy, karty wypłaconego wynagrodzenia, czy karty ewidencji przydziału odzieży, jednak nie przynależą one do ewidencji urlopów.
Jak długo musisz przechowywać dokumenty pracownicze?
Zgodnie z nowelizacją ustawy z 2019 r., okres przechowywania dokumentów pracowniczych ustalony został na 10 lat. Czas ten liczony jest od końca roku, w którym zakończona lub zerwana została umowa o pracę. Może się jednak zdarzyć, że dokumenty te będą służyły jako dowód w sprawie sądowej – w takiej sytuacji nastąpi dodatkowe wydłużenie, tym razem o 12 miesięcy. Osobną grupę stanowią pracownicy zatrudnieni między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 – ewidencja urlopów musisz przechowywać przez 50 lat, chyba że złożysz odpowiedni wniosek do ZUS-u o skrócenie do lat 10. Pracownicy zatrudnieni przed rokiem 1999 natomiast nie podlegają temu ustępstwu – ich dokumentację musisz przechowywać przez 50 lat bez możliwości skrócenia.
Jak powinien wyglądać wniosek urlopowy?
Przepisy prawa pracy nie podają konkretnej formy, czy szablonu, które by regulowały jak musi wyglądać wniosek urlopowy. Ważne jest jednak, by zawarte na nim zostały pewne informacje oraz by został zaakceptowany przez przełożonego – nie wystarczy przekazanie wniosku, a w przypadku braku wyraźnej zgody należy przyjąć jej brak.
Informacje wymagane na wniosku urlopowym
Formę wniosku urlopowego reguluje regulamin zakładu pracy; informacje, które muszą się na nim znaleźć uwzględniają: imię i nazwisko pracownika, nazwę jego stanowiska pracy, dane firmy, rodzaj urlopu (wypoczynkowy, okolicznościowy, ..), termin – liczbę wnioskowanych dni, a także datę i miejsce sporządzenia wniosku oraz podpis.
Jak powinna wyglądać zgoda?
Zasadniczo sposób składania wniosku i jego procedowania powinien być jasno określony w regulaminie pracy. Zgoda pracodawcy może objawić się na wiele sposobów. Można za nią przyjąć wpisanie do urlopu do karty urlopowej i podpisanie wniosku urlopowego, ale też przesłaną drogą mailową informację, czy nawet zgodę ustną. Pamiętać jednak musisz o dwóch kwestiach. Jeśli jesteś pracodawcą, masz obowiązek gromadzenia tej dokumentacji. Jeśli natomiast jesteś pracownikiem, wiedz, że wniosek urlopowy podpisany obustronnie jest jedyną formą dowodową – akceptacja ustna nie na wiele się przyda w przypadku sporów.
Zalety prowadzenia ewidencji urlopów w formie elektronicznej
Ponieważ poza papierową formą możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej, warto rozpatrzeć jej zalety. Elektroniczna ewidencja urlopów jest przede wszystkim wygodna – wszystkie wnioski i decyzje będziesz miał w jednym miejscu, być może dostępne z dowolnego miejsca w przypadku skorzystania z chmury. Oszczędzisz w ten sposób nie tylko papier i tusz, ale też czas (przekazanie wniosku to kilka kliknięć myszą) oraz miejsce – w dużej firmie segregatorów może być tak dużo, że konieczne stanie się wynajmowanie dodatkowej przestrzeni w celu ich składowania. Ponadto, dokumenty elektroniczne są zwykle bezpieczniejsze (mniej narażone na zgubienie lub utratę) oraz przyjaźniejsze dla środowiska.
Ewidencja urlopów a ewidencja czasu pracy
Ewidencja urlopów często zakłada prowadzenie karty urlopowej – ponieważ to wygodne. Niezależnie od tego jednak wszystkie urlopy (płatne i nie, wypoczynkowe, okolicznościowe, macierzyńskie, urlopy na żądanie, a ponadto inne nieobecności, w tym nieusprawiedliwione) muszą być wprowadzane do ewidencji czasu pracy. Zwłaszcza w przypadku rozwijającej się lub dużej firmy, choć oczywiście dobra praktyka zalecana jest w każdym przedsiębiorstwie, szczególnie użyteczne staje się oprogramowanie elektroniczne obsługujące ewidencję czasu pracy – dobry program, jak TRIGO-RCP, obsłuży i uwzględni w raporcie wszystkie te rodzaje nieobecności, wskazując ich rodzaj. Będzie to nieocenionym wsparciem podczas rozliczania pracowników.
Przeczytaj także
Prawa dotyczące pracy nieustannie próbują uzyskać odpowiedni balans w kwestii zwolnienia lekarskiego a grafiku pracy. Mimo to przemyślność pracowników wydaje się stale górować. Jakie są skutki urlopów chorobowych, ile mogą trwać i jak przeciwdziałać uszkodzeniom grafiku pracy spowodowanym przez znikających pracowników? Zwolnienie lekarskie, czyli popularne L4 Wszyscy znamy zwolnienia lekarskie. Korzystają z nich zarówno chorzy, jak i […]
Rejestracja czasu pracy ma ogromne znaczenie dla organizacji, niezależnie od branży, w której działają. Dokładne monitorowanie godzin pracy pracowników umożliwia zarządzanie zasobami ludzkimi, planowanie projektów, kontrolę kosztów, a także zapewnia zgodność z przepisami prawnymi dotyczącymi czasu pracy. Pozwala ona również na efektywne rozliczanie wynagrodzeń oraz ocenę wydajności pracowników. Z tego artykułu dowiesz się, w jaki […]
Rejestracja czasu pracy odgrywa kluczową rolę w ramach prawa pracy w Polsce. Jest to istotny element zarówno dla pracodawców, którzy muszą monitorować czas pracy swoich pracowników, jak i dla samych pracowników, którzy mają prawo do ochrony swoich interesów oraz przepracowanych godzin. W ostatnich latach przepisy dotyczące ewidencji godzin pracy w Polsce uległy zmianie, wprowadzając nowe […]
