12 653 07 00 
Kategorie:
Aktualizacja:
Era papierowych list obecności w pracy dobiega końca. Dziś efektywna ewidencja czasu pracy opiera się na nowoczesnych systemach RCP, które wykorzystują technologie, takie jak czytniki RFID, skanery biometryczne lub aplikacje mobilne. Jednak mnogość dostępnych rozwiązań sprawia, że wybór tego, który najlepiej wpisze się w realia działania Twojego zespołu wymaga dokładnej analizy oraz poznania zalet i wad różnych opcji. Wybór najdroższej technologii nie zawsze kończy się sukcesem. Idealnie dopasowany system RCP powinien uwzględniać specyfikę firmy: jej wielkość, branżę, model pracy, potrzebne funkcje dodatkowe, wymagany poziom bezpieczeństwa. Ten artykuł, w którym analizujemy trzy metody do monitorowania czasu pracy, pomoże rozwiać wątpliwości i wybrać odpowiednie rozwiązanie dla Twojego biznesu.
- Nowoczesne systemy RCP znacząco ułatwiają ewidencjonowanie czasu pracy i eliminują błędy typowe dla tradycyjnych metod.
- Biometria, RFID i aplikacje mobilne różnią się funkcjonalnością, wygodą oraz ryzykiem nadużyć, dlatego ich wybór powinien być świadomy i oparty na analizie potrzeb
- W firmach o zróżnicowanej strukturze warto wdrożyć kilka uzupełniających się metod rejestracji czasu pracy.
Jak działa system RCP i dlaczego warto go wdrożyć?
Masz dość ręcznego wpisywania godzin pracy albo gubiących się list obecności? Właśnie dlatego coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy (RCP). Pozwala on na rejestrowanie obecności pracowników, ich godzin wejść i wyjść, a także czasu spędzonego na przerwach za pomocą różnych urządzeń, takich jak czytniki kart, terminale czy aplikacje mobilne. Wszystkie dane trafiają do jednego miejsca, skąd można je szybko analizować, tworzyć raporty i przygotowywać rozliczenia bez błędów i nieporozumień.
Jakie są rodzaje systemów RCP? Przegląd technologii
Na rynku dostępne są różne systemy kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy. Wybór metody każda organizacja powinna dostosować do specyfiki, potrzeb pracowników i warunków działalności. Poniżej prezentujemy trzy rozwiązania, które sprawdzą się w firmach o różnej specyfikacji.
Czytniki linii papilarnych – wysoki poziom bezpieczeństwa, ale czy zawsze wygoda?
Systemy biometryczne do kontroli czasu pracy opierają się na unikalnych cechach fizycznych pracownika, takich jak odciski palców, geometria dłoni czy rozpoznawanie twarzy i zapewniają wysoki poziom bezpieczeństwa. W tym tekście skupimy się się na czytnikach linii papilarnych, które cieszą się dużą popularnością, ponieważ skutecznie eliminują ryzyko nadużyć. Ich atutem jest także brak konieczności noszenia dodatkowych akcesoriów lub zapamiętywania pinu. Nie wymagają kart zbliżeniowych i breloków RCP, więc nie trzeba się martwić o ich zgubienie. Każdy odcisk palca jest unikalny, dlatego rejestratory biometryczne zapobiegają tzw. odbiciom koleżeńskim, czy rejestrowaniu wyjść i wejść przez inne osoby, co jest częstym problemem przy systemach opartych wyłącznie na kartach RFID.
Zdaniem eksperta
System RCP oparty na czytniku linii papilarnych zalecany jest przede wszystkim w przedsiębiorstwach, w których przechowywane są bardzo duże ilości danych wrażliwych lub znaczne zasoby gotówki. Wykorzystanie takiego rozwiązania jedynie do ewidencji czasu pracy pracowników jest ograniczone przez przepisy RODO. Polski Urząd Ochrony Danych Osobowych zaleca, aby pracodawcy do celu rejestrowania czasu pracy, wykorzystywali mniej inwazyjne metody, jeśli dzięki nim mogą osiągnąć ten sam cel – mówi ekspert z trigorcp.pl
Ograniczenia w stosowaniu czytników linii papilarnych jako rejestratorów czasu pracy
Jak już wspomnieliśmy wyżej, zgodnie z RODO i Kodeksem Pracy pracodawca musi wykazać, na jakiej podstawie przetwarza dane biometryczne pracownika. Co więcej, zabrudzenia dłoni pracowników w zakładach produkcyjnych mogą wpływać na dokładność odczytu.
Karty zbliżeniowe RFID – praktyczne i szybkie, ale podatne na zgubienie
Nie każdy system RCP musi być skomplikowany. Czasem liczy się prostota oraz niezawodność i właśnie to oferują karty zbliżeniowe RFID. Pracownicy wchodząc do biura, jednym ruchem ręki rejestrują swoją obecność – bez kolejek, bez wpisywania czegokolwiek, bez zbędnych formalności. Rejestrator czasu pracy (niewielkie urządzenie podobne do domofonu) weryfikuje kartę i zwykle importuje gotowe miesięczne zestawienia w celu rozliczenia czasu pracy pracowników. Technologia RFID wykorzystywana jest w wielu firmach, w których liczy się płynność przejścia personelu przez portiernię, np. w zakładach produkcyjnych czy biurach call center. Pozwala na monitorowanie wstępu do budynku, konkretnego pomieszczenia, strefy czy parkingu i zarządzanie czasem pracy pracowników.
Masz wątpliwości, który system RCP będzie najlepszy dla Twojej firmy?
Skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać rozwiązanie dopasowane do Twojego modelu pracy, branży i budżetu.
Jakie są wady kart zbliżeniowych RFID w systemie RCP?
Pomimo wielu zalet kart zbliżeniowych RFID wykorzystywanych do kontroli dostępu i rozliczenia czasu pracy pracowników, posiadają też pewne wady:
- Możliwość zgubienia, kradzieży lub uszkodzenia karty, co prowadzi do konieczności szybkiego jej zablokowania w systemie i kosztów związanych z wydaniem duplikatu.
- Ryzyko przekazania karty innej osobie (buddy punching) do zarejestrowania czasu pracy za kogoś. Aby zapobiec temu procederowi, nowoczesne czytniki kart RFID wyposażone są w kamery, które wykonują zdjęcie w momencie rejestracji (fotorejestracja) w celu identyfikacji tożsamości.
- Ograniczony zasięg odczytu (od kilku do kilkunastu centymetrów) wymaga umieszczenia czytników w strategicznych miejscach.
Aplikacje mobilne – elastyczne rozwiązanie dla firm z pracownikami w terenie
Rozwój technologii sprawił, że jednym ze sposobów na rozliczenie czasu pracy pracowników są aplikacje mobilne. Pracownicy mogą z dowolnego miejsca rejestrować rozpoczęcie i zakończenie pracy za pomocą smartfona lub tabletu. Aplikacje często wykorzystują geolokalizację GPS, która pozwala precyzyjnie potwierdzić miejsce wykonania zadania i automatycznie przypisać czas pracy do projektu. Mogą mieć także dodatkowe funkcje, takie jak przesyłanie notatek lub zdjęć potwierdzających wykonanie zadania, synchronizacja z kalendarzem czy przeglądanie harmonogramu pracy.
Rejestracja czasu pracy online sprawdza się dla zespołów pracujących w terenie, pracowników mobilnych lub zdalnych. Często wykorzystywana jest w branżach, takich jak: budownictwo, serwis mobilny, logistyka, transport.
Wady i wyzwania związane z aplikacjami mobilnymi w RCP
W przypadku aplikacji mobilnych do rozliczania czasu pracy bardzo ważną kwestią jest prywatność, dlatego firmy muszą jasno komunikować, jak i kiedy zbierane są dane o lokalizacji. Wyzwaniem może być też zapewnienie bezbłędnego działania aplikacji na różnych systemach operacyjnych (Android, iOS) i urządzeniach.
Wiele funkcji aplikacji RCP wymaga stabilnego połączenia z Internetem. W miejscach bez zasięgu sieci komórkowej lub Wi-Fi rejestracja czasu pracy może być utrudniona, a nawet niemożliwa. Tutaj warto zaznaczyć, że niektóre aplikacje oferują tryb offline, ale wymaga to późniejszej synchronizacji danych. Istnieje też ryzyko nadużyć, np. rejestracji przez inną osobę. Warto pamiętać, że nie wszyscy pracownicy są biegli w nowych technologiach i mogą mieć problem z obsługą programu do ewidencji czasu pracy.
Kiedy warto łączyć różne metody rejestracji czasu pracy?
Łączenie różnych metod rejestracji czasu pracy jest uzasadnione i warto je stosować, gdy firma charakteryzuje się zróżnicowanymi potrzebami wynikającymi ze specyfiki branży, modelu pracy (stacjonarna, zdalna, terenowa, hybrydowa) czy struktury organizacyjnej. Elastyczne systemy RCP umożliwiają zarządzanie danymi z wielu źródeł, dostarczając narzędzi dopasowanych do różnych grup pracowników.
Przeczytaj także
Prawa dotyczące pracy nieustannie próbują uzyskać odpowiedni balans w kwestii zwolnienia lekarskiego a grafiku pracy. Mimo to przemyślność pracowników wydaje się stale górować. Jakie są skutki urlopów chorobowych, ile mogą trwać i jak przeciwdziałać uszkodzeniom grafiku pracy spowodowanym przez znikających pracowników? Zwolnienie lekarskie, czyli popularne L4 Wszyscy znamy zwolnienia lekarskie. Korzystają z nich zarówno chorzy, jak i […]
Rejestracja czasu pracy ma ogromne znaczenie dla organizacji, niezależnie od branży, w której działają. Dokładne monitorowanie godzin pracy pracowników umożliwia zarządzanie zasobami ludzkimi, planowanie projektów, kontrolę kosztów, a także zapewnia zgodność z przepisami prawnymi dotyczącymi czasu pracy. Pozwala ona również na efektywne rozliczanie wynagrodzeń oraz ocenę wydajności pracowników. Z tego artykułu dowiesz się, w jaki […]
Rejestracja czasu pracy odgrywa kluczową rolę w ramach prawa pracy w Polsce. Jest to istotny element zarówno dla pracodawców, którzy muszą monitorować czas pracy swoich pracowników, jak i dla samych pracowników, którzy mają prawo do ochrony swoich interesów oraz przepracowanych godzin. W ostatnich latach przepisy dotyczące ewidencji godzin pracy w Polsce uległy zmianie, wprowadzając nowe […]
