Systemy rejestracji czasu pracy online i ewidencji pracy zdalnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy zdalnej

Ewidencja czasu pracy zdalnej z punktu widzenia kodeksu pracy nie różni się niczym od  ewidencji czasu pracy stacjonarnej. Niezależnie od formy wykonywania pracy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia tej ewidencji. Jednak Kodeks Pracy nie narzuca sposobu prowadzenia tej ewidencji. Może to być prowadzone

Za tą zmianą podążyły systemy rejestracji czasu pracy i również uległy przeobrażeniom. Również TRIGO-RCP oferuje funkcje rejestrowania pracy zdalnej.

Rejestratory mobilne do mierzenia czasu pracy zdalnej

Praca zdalna może obejmować wykonywanie obowiązków poza siedzibą przez całe zespoły pracowników. W wielu wypadkach uzasadnione jest wyposażenie takich zespołów w przenośne rejestratory czasu pracy. Rejestratory mobilne to albo specjalne urządzenia albo walizkowe zestawy z odpowiednimi rejestratorami czasu pracy na karty zbliżeniowe lub z biometrycznymi rejestratorami czasu pracy. W mobilnych zastosowaniach rzadko stosuje się rejestratory z kamerami rozonającymi rysy twarzy. Jedne i drugie mogą łączyć się przez Wi-Fi lub Bluetooth oraz posiadają własne zasilanie akumulatorowe.

Rejestratory mobilne do mierzenia czasu pracy internetowej

Opisany wyżej mechanizm rejestrowania czau pracy w przeglądarce internetowej przenieśliśmy również do aplikacji dla smartfonów. Działa dokładnie w ten sam sposób: pracownik loguje się na swoje konto w programie TRIGO-RCP ONLINE i klika przycisk początek pracy. Zegar czasu pracy w aplikacji mobilnej rusza i odlicza czas pracy.

Mobilna aplikacja do rejestracji czasu pracy jest bardziej uniwersalna niż system w przeglądarce na komputerze. Z aplikacji mobilnej mogą korzystać nie tylko pracownicy biurowi, ale również kierowcy, budowlańcy i remontowcy, i inni zatrudnieni świadczący pracę poza główną siedzibą przedsiębiorstwa. Można śmiało powiedzieć, że aplikacja do pomiaru czasu sprawdzi się niemal wszędzie ponieważ nasze smartfony towarzyszą nam niemal wszędzie.

Rejestracja czasu pracy jako usługa w przeglądarce internetowej

Dla pracowników wykonujących pracę zdalną przygotowaliśmy specjalny moduł w programie TRIGO-RCP ONLINE. Pracownik (za pomocą przeglądarki internetowej) loguje się na serwerze TRIGO-RCP na swoje unikalne konto i klika przycisk rozpoczęcia lub zakończenia pracy. W bazie zostaje zapisana godzina tej rejestracji, a jednocześnie zegar na ekranie odlicza czas pracy w bieżącym dniu. Pracownik może również zarejestrować przerwę w pracy (jedną lub więcej). Czas przerwy również jest wyświetlany na ekranie.

Ten system rejestracji pracy zdalnej do obliczenia czasu pracy wykorzystuje zadeklarowane przez pracownika dane, opiera się na założeniu, że pracownik rzeczywiście pracuje w zadeklarowanych godzinach. Możliwe jest zaimplementowanie dodatkowej funkcji, która sprawdza, czy pracownicy pracują na komputerach. Funkcję tą uruchamia administrator programu RCP. Wtedy na ekranach przeglądarek, w których zalogowani są pracownicy wyświetla się przycisk, pracownik musi kliknąć w ten przycisk w określonym czasie potwierdzając w ten sposób swoją obecność. Taka funkcja weryfikacji obecności pracowników przy komputerze nie jest do końca obiektywna. Pracownicy mogą prowadzić rozmowy telefoniczne, wychodzić do toalety, prowadzić prezentacje on-line i nie będą mogli kliknąć tego przycisku.

Weryfikacja czasu pracy pracowników poza biurem

Znakomita większośc pracowników uczciwie realizuje swoje obowiązki i rejestruje rzeczywisty czas pracy zdalnej. Wdrażanie dodatkowych sposobów weryfikacji deklarowanych godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy jest oczywiście możliwe. Można wykonywać zdjęcie pracownika w momencie rejestracji, można rejestrować pozycję GPS urządzenia mobilnego, można także zaimplementować mechanizm jednorazowych kodów przesyłanych SMS-ami. Przestrzegamy przed zbyt pochopnym uruchamianiem takiej mocnej kontroli. Sugerujemy głębokie rozważenie czy warto inwestować w tak rygorystyczne rozwiązania ponieważ zwiększają one koszt wdrożenia systemu rejestracji czasu pracy. Spowalniają także proces rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Przez kilka niesubordynowanych osób wszyscy pracownicy będą wykonywać dodatkowe operacje. I co najważniejsze: takie procedury mogą być odebrane przez zatrudnionych jako silny przejaw brak zaufania pracodawcy do całej załogi. Złe nastroje wśród pracowników zadziałają negatywnie i w efekcie zamiast wzrostu efektywności pracy cała firma zanotuje jej spadek.

Opierając się na naszym doświadczeniu sugerujemy, by nie wdrażać dodatkowych zabezpieczeń. Lepsze efekty przyniesie okazanie pracownikom zaufania. Ale zawsze to pracodawca sam musi oszacować czy zwiększone nakłady na system RCP zwrócą się w postaci zwiększonej łącznej efektywności wszystkich pracowników.